常远山:浅谈直销分支机构的建设及基本功能

    常远山 
    
    毕业于临床医学专业，先后从事过医学美容、医疗保健、健康食品等行业，长期致力于国际新型营销模式中国本土化的实践推广。在直销运营制度、团队打造和市场管理有独到的理论见解和丰富的实践经验，在业内享有很高的声誉。
    
    
    为了加强对中国直销行业的管理，防止开放后的直销市场再次出现混乱，《直销管理条例》第二章第十条规定：“直销企业从事直销活动，必须在拟从事直销活动的省、自治区、直辖市设立负责该行政区域内直销业务的分支机构。”这条规定，明确了直销活动的省级行政区管理模式，有效地解决了跨省直销活动所产生的产品、税收、直销从业人员商业行为等方面的监管难题，对维护社会主义市场经济秩序意义重大。 
    
    分支机构的性质及设立方式 
    
    由于分支机构全面负责各省级行政区域内的直销业务，因此它实际上就是直销企业的一个省级分公司。根据公司法规定，分公司是指在公司住所以外设立的，有营业资格而没有法人资格的分支机构。分支机构可以有两种设立方式： 
    
    一是由公司总部在全国各个省、自治区、直辖市直接投资建立，各分支机构的负责人由公司总部委派，分支机构工作人员可由总公司有关职能管理部门在当地招聘。直营的优势在于公司总部能够完全控制分公司的各项业务，使公司的战略意图在各个地区都能得到充分贯彻和正确执行。但采用直接投资的方式，会给企业造成比较大的经济压力。 
    
    二是对企业已有的营销代理机构（省级代理、省级加盟专卖店等）进行考察和评估，选择其中比较成熟的、在本辖区内具有一定影响力的，通过授权的方式，将其升级为省级分公司。这样不仅可以减少企业的资金投入，还可以使企业原有的营销体系得到维持和延续，避免管理架构调整所带来的冲击和动荡，使企业能够顺利地过渡。 
    
    分支机构应具备的基本功能 
    
    一般来说，分支机构应具备三项基本功能：首先是管理功能，即分支机构在公司总部的授权下，全面管理某一行政区域内服务网点和直销员的所有直销活动；其次是宣传功能，即分支机构代表公司形象，肩负着品牌宣传和品牌传播的重大职责；第三是服务功能，即分支机构在对服务网点和直销员进行管理的同时，还必须落实公司总部的各种支持政策，为它们提供市场、售后、宣传、培训等的各种服务。 
    
    与这三项功能相对应，在分支机构的功能区域设置上就应该包括三个部分：第一部分是办公区，配置相关的办公设备，用以满足管理团队的办公需要；第二部分是展示区，陈列公司的各种产品，体现公司形象并满足经销商参观、考察的需要；第三部分是综合服务区，配置桌椅、视听器材等相关会议设备，用以满足举办小型培训、会议等的需求。这几个功能区域的大小，可根据企业的规模实力和市场经营的实际需要来设定。在满足三项基本功能的前提下，随着公司业务的发展，还可以逐渐增加其他区域，以不断提升分支机构的管理能力和服务水平。 
    
    分支机构的主要职责 
    
    1、围绕公司制定的战略目标，并根据本辖区的实际情况，拟定相应的销售计划及销售策略。 
    2、根据公司的要求，负责本辖区销售资金回笼和网点覆盖率的考核。 
    3、收集和反馈本辖区市场信息，为公司决策提供依据。 
    4、负责本辖区内服务网点的整体建设规划和监督。 
    5、负责本辖区内各级服务网点的初级审批。 
    6、管理和指导本辖区内各级服务网点的直销经营业务。 
    7、负责本辖区内公司直销员的招募与教育、培训。 
    8、根据本辖区内各级服务网点的实际需求配送商品。 
    9、对本辖区内各级服务网点的账务进行监督管理，敦促其及时报账、交账，及时处理各种账务问题。 
    10、协助公司财务部清理逾期未付货款。 
    11、对本辖区内各级服务网点销售费用进行监督管理，严格控制销售过程中的劳动、资金损耗，提高经济效益。 
    
    分支机构的组织构架 
    
    根据直销活动开展的需要，在分支机构中一般应设立以下几个职能部门： 
    1、市场（开发、管理）部门 
    该部门负责分支机构的市场开发、维护和管理，它集中处理市场与客户网络建设的策略、执行、管理和技术问题。 
    2、教育培训部门 
    该部门主要是根据公司总部的教育培训规划制定分支机构具体的教育培训方案，并按照《直销管理条例》的规定对所招募的直销员开展教育培训活动。同时，根据市场成长的需要和公司发展及经营管理团队成长的需要，分阶段、有计划地组织教育培训活动，藉以协助市场的开拓、管理和维护。 
    3、销售营运部门 
    该部门主要负责分支机构的行政管理制度的制定、办公用品的采购、服务网点物流配送等工作，可设立行政部、仓储配送部等几个专业化的部门。 
    4、财务核算部门 
    该部门主要负责对分支机构的各种销售业绩、直销员工资奖金、服务网点奖金、公司内外部发生的账务处理、现金流管理、资金核算与往来管理等。 
    5、公关（对外事务）部门 
    该部门主要负责分支机构的各种对外公共事务，具体职能包括与地方职能管理部门、媒体及其他相关机构、组织建立必要的联系并进行日常维护以及重大事件的协调处理等，为分支机构的有序运营创造良好的环境。 
    
    分支机构设立的意义 
    
    从企业来说，分支机构的设立使得企业管理部门的设置更加科学。在没有分支机构的情况下，公司总部要承担全部服务网点及直销从业人员的管理工作，往往是顾此失彼，很容易产生管理上的漏洞，导致管理效率低下、管理效果不佳。由于管理主体和管理职责不明确，一些突发事件和特殊情况得不到及时、正确的处理和解决，也会给企业的经营活动造成被动，并由此引发负面的社会效应。 
    
    而分支机构的设立，可以把公司总部的管理职能进行合理分解，并具体贯彻落实到每个省级行政区域，做到专区专管、专事专管，使企业的管理结构得到优化，提高企业的整体管理水平。因此，无论是从遵守国家法规政策要求的角度来考虑，还是从企业经营管理的角度来考虑，各个直销企业都应该把分支机构的设立作为企业的一项重要工作来认真完成。